Die Begriffe, über die alle reden.

Abhängigkeit

Eine Abhängigkeit ist eine Beziehung zwischen zwei Aufgaben, bei der die Reihenfolge der Bearbeitung festgelegt ist.

Sie ist der Oberbegriff; ein Blocker ist der Fall, in dem die Abhängigkeit gerade wirklich bremst. Abhängigkeiten über Teamgrenzen hinweg sind die teuersten, weil beide Seiten sie unterschiedlich dringend sehen.

Akzeptanzkriterien

Akzeptanzkriterien sind die vorab festgelegten Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe als erledigt gilt.

Sie werden geschrieben, bevor jemand mit der Umsetzung anfängt, und beantworten die Frage: Woran erkennen wir, dass das fertig ist? Ohne sie verschiebt sich der Umfang während der Arbeit, und am Ende diskutieren Auftraggeber und Umsetzer darüber, was eigentlich vereinbart war. Drei bis fünf Punkte reichen meist; eine lange Liste ist ein Zeichen dafür, dass die Aufgabe zu groß geschnitten ist.

Anforderung

Eine Anforderung beschreibt, was ein System können soll – aus Sicht derer, die es benutzen.

Sie sagt, was gebraucht wird, nicht wie es gebaut wird. Gute Anforderungen nennen den Zweck („Kunden sollen den Status ihrer Meldung sehen“), schlechte springen direkt in die Lösung („Statusspalte in der Tabelle“). In kleinen Teams reicht meist ein Absatz Fließtext plus Akzeptanzkriterien.

Arbeitsbereich

Ein Arbeitsbereich ist ein abgeschlossener Container für Projekte, Aufgaben und Mitglieder – üblicherweise pro Kunde, Produkt oder Firma.

Alles innerhalb eines Arbeitsbereichs teilt sich Nummernkreise, Labels und Mitgliedschaften; nach außen ist er dicht. Agenturen legen typischerweise einen pro Kunde an, damit nichts verwechselt wird und ein Kunde nie Daten eines anderen sieht.

Aufgabe (Issue)

Eine Aufgabe – im Englischen Issue – ist die kleinste eigenständige Arbeitseinheit: ein Bug, ein Wunsch oder ein To-do mit Status und zuständiger Person.

Sie trägt alles bei sich, was zur Bearbeitung nötig ist: Beschreibung, Priorität, Labels, Kommentare und Anhänge. Die Faustregel für den Zuschnitt lautet, dass eine Aufgabe von einer Person in überschaubarer Zeit abgeschlossen werden kann. Wird sie größer, wird sie zum Projekt oder in Unteraufgaben zerlegt.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt nach Art. 28 DSGVO, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag seines Kunden verarbeitet.

Wer ein Tool einsetzt, in dem Kunden- oder Mitarbeiterdaten liegen, braucht ihn – und zwar bevor die Daten dort landen, nicht danach. Er hält unter anderem Zweck, Dauer, technische Schutzmaßnahmen und den Umgang mit Unterauftragnehmern fest.

Backlog

Das Backlog ist die geordnete Liste aller Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden.

Es ist kein Lager, sondern eine Rangfolge: Was oben steht, wird als Nächstes gemacht. Ein Backlog, das nur wächst und nie ausgemistet wird, verliert seinen Zweck – Einträge, die seit einem Jahr niemand angefasst hat, sind in Wahrheit abgelehnt und sollten auch so behandelt werden.

Blocker

Ein Blocker ist eine Aufgabe, die den Fortschritt einer anderen Aufgabe verhindert, bis sie selbst erledigt ist.

Blocker sind der häufigste Grund, warum ein Zyklus reißt, und sie fallen meist zu spät auf – nämlich dann, wenn jemand mit der abhängigen Aufgabe anfangen will. Deshalb gehört die Abhängigkeit an die Aufgabe selbst und nicht in ein Meeting-Protokoll.

Bug

Ein Bug ist ein Verhalten der Software, das von dem abweicht, was sie tun sollte.

Die Abgrenzung zum Änderungswunsch ist wichtiger, als sie klingt: Ein Bug verletzt eine bestehende Zusage, ein Wunsch erweitert sie. Wer beides in einen Topf wirft, kann weder Dringlichkeit noch Aufwand sinnvoll einschätzen. Ein brauchbarer Bug-Report nennt immer drei Dinge – was getan wurde, was passiert ist und was hätte passieren sollen.

Bug-Tracking

Bug-Tracking ist das systematische Erfassen, Priorisieren und Nachverfolgen von Fehlern bis zu ihrer Behebung.

Es unterscheidet sich vom allgemeinen Issue-Tracking nur durch den Gegenstand, nicht durch das Verfahren. Entscheidend ist, dass jeder Fehler eine eindeutige Nummer, einen Status und eine zuständige Person hat – sonst wird derselbe Fehler dreimal gemeldet und keinmal behoben.

Changelog

Ein Changelog ist die öffentlich einsehbare Liste dessen, was sich in einer Software je Version geändert hat.

Er richtet sich an Nutzer, nicht an Entwickler – „Statusfilter im Board wurde nach dem Neuladen nicht übernommen“ ist ein Changelog-Eintrag, ein Commit-Hash ist keiner. Gepflegt wird er beim Veröffentlichen, nicht rückwirkend.

Definition of Done

Die Definition of Done ist die für alle Aufgaben gleichermaßen geltende Liste von Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor etwas als fertig gilt.

Anders als Akzeptanzkriterien, die je Aufgabe unterschiedlich sind, gilt sie im ganzen Team – etwa: getestet, dokumentiert, auf der Testumgebung gesehen. Sie verhindert die häufigste Reibung überhaupt, nämlich dass „fertig“ für zwei Personen Verschiedenes bedeutet.

DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung ist die EU-Verordnung, die seit 2018 die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt.

Für die Werkzeugauswahl sind vor allem drei Fragen relevant: Wo liegen die Daten, wer hat Zugriff, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ein Serverstandort in der EU allein genügt nicht, wenn der Anbieter außereuropäischem Recht unterliegt.

Eingang (Inbox)

Der Eingang ist die Stelle, an der neue Meldungen ankommen, bevor über sie entschieden wurde.

Er ist bewusst ein Zwischenschritt und keine Aufgabenliste: Was hier liegt, ist gemeldet, aber noch nicht eingeplant. Wird der Eingang übersprungen und alles sofort zur Aufgabe, vermischen sich geprüfte und ungeprüfte Dinge – und die Aufgabenliste verliert ihre Aussagekraft.

Epic

Ein Epic ist ein großes Arbeitspaket, das über mehrere Zyklen läuft und in kleinere Aufgaben zerfällt.

Der Begriff stammt aus Scrum-nahen Werkzeugen und ist dort eine eigene Hierarchieebene zwischen Initiative und Aufgabe. In kleinen Teams entsteht durch diese Ebene oft mehr Verwaltung als Nutzen.

In IssuePilot: IssuePilot hat keine eigene Epic-Ebene. Dasselbe bildet ihr über Projekte mit Meilensteinen ab, für größere Vorhaben über Initiativen.

Feedback-Widget

Ein Feedback-Widget ist ein in eine Website eingebettetes Element, über das Besucher Fehler und Wünsche direkt an Ort und Stelle melden.

Sein Vorteil gegenüber einem Kontaktformular liegt im Kontext: Seite, Browser, Fenstergröße und markierter Screenshot kommen automatisch mit. Genau die Angaben werden sonst in mehreren Rückfragen erhoben – und liegen dem Meldenden meist gar nicht vor.

Initiative

Eine Initiative bündelt mehrere Projekte, die auf dasselbe übergeordnete Ziel einzahlen.

Sie ist die gröbste Planungsebene und beantwortet die Frage, woran das Team dieses Quartal überhaupt arbeitet. Unterhalb einer Initiative liegen Projekte, darunter Aufgaben.

Issue-Tracking

Issue-Tracking ist das Verfahren, jede Arbeitseinheit als eigenen Vorgang mit Status, Priorität und Zuständigkeit zu führen.

Der Kern ist nicht das Werkzeug, sondern die Zusage: Nichts wird bearbeitet, was nicht erfasst ist. Erst dadurch lassen sich Auslastung, Rückstand und Durchlaufzeit überhaupt beobachten. Für kleine Teams ist der teuerste Fehler nicht das falsche Werkzeug, sondern zwei parallel geführte Listen.

Kanban-Board

Ein Kanban-Board stellt Aufgaben als Karten in Spalten dar, wobei jede Spalte einem Bearbeitungsstand entspricht.

Die Stärke liegt darin, Stockungen sichtbar zu machen: Eine volle Spalte in der Mitte zeigt, wo es hakt. Für das reine Abarbeiten langer Listen ist eine Tabellenansicht meist schneller, weil sie mehr Zeilen gleichzeitig zeigt.

Kundenanfrage

Eine Kundenanfrage ist eine von außen eingehende Meldung, die noch keiner internen Aufgabe entspricht.

Sie kommt aus einem Widget, einem Portal oder per E-Mail und ist zunächst eine Aussage über ein Problem, keine Arbeitsanweisung. Aus einer Anfrage können null, eine oder mehrere Aufgaben entstehen – oder eine Antwort ohne jede Aufgabe.

Kundenportal

Ein Kundenportal ist ein Zugang, über den Kunden eigene Anliegen melden und deren Bearbeitungsstand einsehen können.

Der praktische Nutzen liegt weniger im Melden als im Nachsehen: Solange der Status nur intern sichtbar ist, entstehen Rückfragen per Mail und Telefon. Portale, die eine Registrierung verlangen, werden erfahrungsgemäß kaum genutzt – der Zugang sollte über einen persönlichen Link laufen.

Label

Ein Label ist eine frei vergebbare Markierung, mit der Aufgaben quer zu Projekten und Status gruppiert werden.

Labels sind mächtig und verwahrlosen schnell. Zwei Regeln halten sie brauchbar: Ein Label wird nur angelegt, wenn danach auch gefiltert wird, und Bedeutungen, die schon durch Status oder Priorität abgedeckt sind, bekommen keins.

Liste (Listenansicht)

Die Listenansicht zeigt Aufgaben als Zeilen mit ihren Feldern – im Gegensatz zum Board, das sie als Karten in Spalten zeigt.

Sie eignet sich zum Abarbeiten und für Massenänderungen, weil viele Vorgänge gleichzeitig sichtbar sind und Felder direkt in der Zeile geändert werden können. Die meisten Teams nutzen beides: Board zum Planen, Liste zum Wegarbeiten.

Meilenstein

Ein Meilenstein ist ein benannter Zeitpunkt innerhalb eines Projekts, an dem ein bestimmter Stand erreicht sein soll.

Er ist ein Termin, keine Arbeitseinheit – ihm werden Aufgaben zugeordnet, er selbst wird nicht bearbeitet. Meilensteine sind dann nützlich, wenn außerhalb des Teams jemand auf den Termin wartet, etwa ein Kunde oder das Marketing.

MoSCoW

MoSCoW ist ein Priorisierungsverfahren, das Anforderungen in Must, Should, Could und Won't einteilt.

Der eigentliche Wert liegt in der letzten Kategorie: Erst das ausdrückliche „Won't have this time“ macht eine Priorisierung verbindlich. Ohne Mengenbegrenzung landet erfahrungsgemäß alles unter „Must“.

Priorisierung

Priorisierung ist die Entscheidung, was als Nächstes gemacht wird – und damit zugleich, was nicht.

Verfahren wie RICE, MoSCoW oder die Value-Effort-Matrix strukturieren diese Entscheidung, treffen sie aber nicht. Ihr Nutzen liegt darin, dass die Begründung nachvollziehbar wird und nicht bei „wer am lautesten fragt“ landet.

Priorität

Die Priorität einer Aufgabe gibt an, in welcher Reihenfolge sie gegenüber anderen bearbeitet werden soll.

Sie sagt etwas über die Reihenfolge, nicht über die Schwere – das ist der Unterschied zur Severity. Priorität ist nur so lange nützlich, wie die höchste Stufe knapp bleibt: Sind zwanzig Aufgaben „dringend“, ist keine es.

Projekt

Ein Projekt bündelt Aufgaben, die auf ein gemeinsames Ziel einzahlen, und hat in der Regel ein Ende.

Es ist die Ebene zwischen der einzelnen Aufgabe und der übergeordneten Initiative. Dauerhafte Zuständigkeiten – etwa „Support“ – sind keine Projekte; dafür eignen sich Labels oder ein eigener Bereich besser.

Regression

Eine Regression ist ein Fehler in einer Funktion, die zuvor nachweislich funktioniert hat.

Sie wiegt schwerer als ein neuer Fehler, weil sie Vertrauen beschädigt: Etwas, das lief, läuft nicht mehr. Regressionen sind das stärkste Argument dafür, vor jeder Veröffentlichung dieselbe kurze Prüfliste durchzugehen.

Release

Ein Release ist ein abgegrenztes Bündel von Änderungen, das gemeinsam veröffentlicht wird.

Es beantwortet die Frage, was mit der nächsten Auslieferung beim Nutzer ankommt. Ein Release ist keine Zeitspanne – das ist der Zyklus – sondern ein Inhalt, und die beiden fallen nur zusammen, wenn ein Team am Ende jedes Zyklus veröffentlicht.

RICE

RICE ist ein Priorisierungsverfahren, das Reach, Impact, Confidence und Effort zu einer Kennzahl verrechnet.

Reichweite mal Wirkung mal Zuversicht, geteilt durch Aufwand – das Ergebnis ist eine Rangfolge. Die Zahlen sind Schätzungen und suggerieren mehr Genauigkeit, als vorhanden ist; ihr Wert liegt darin, dass zwei Menschen über dieselben vier Fragen streiten statt über Bauchgefühle.

Roadmap

Eine Roadmap zeigt, woran in welcher Reihenfolge gearbeitet werden soll – als Absichtserklärung, nicht als Zusage.

Der häufigste Fehler ist, sie mit festen Terminen zu versehen und damit in einen Plan zu verwandeln, den niemand halten kann. Eine Roadmap, die nur „geplant, in Arbeit, erledigt“ unterscheidet, ist ehrlicher und altert langsamer.

Serverstandort

Der Serverstandort ist der Ort, an dem die Daten eines Dienstes physisch gespeichert werden.

Er ist eine notwendige, aber keine hinreichende Bedingung für Datenschutz: Entscheidend ist zusätzlich, welchem Recht der Anbieter unterliegt und wer aus welchen Ländern Zugriff hat. Ein Rechenzentrum in Frankfurt hilft wenig, wenn der Betreiber zur Herausgabe nach fremdem Recht verpflichtet werden kann.

Severity

Die Severity beschreibt, wie schwer die Auswirkung eines Fehlers ist – unabhängig davon, wann er behoben wird.

Ein Totalausfall hat hohe Severity, auch wenn er nur einen einzigen Kunden trifft. Ob er sofort behoben wird, entscheidet dagegen die Priorität. Die beiden zu trennen lohnt sich, weil sonst jede schwere Meldung automatisch dringend wird.

Sprint

Ein Sprint ist ein fester Zeitabschnitt, für den ein Team einen bestimmten Arbeitsumfang zusagt.

Der Begriff stammt aus Scrum; das Konzept heißt in vielen Werkzeugen schlicht Zyklus. Wesentlich ist die feste Länge – wird sie fallweise verlängert, damit alles hineinpasst, verliert das Verfahren seinen einzigen Vorteil, nämlich die Vergleichbarkeit.

Status

Der Status gibt an, in welchem Bearbeitungsstand sich eine Aufgabe befindet.

Wenige, klar unterscheidbare Status sind besser als viele: Sobald niemand mehr sicher sagen kann, wann etwas von „in Prüfung“ nach „in Abnahme“ wechselt, werden Auswertungen wertlos. Vier bis sechs reichen für die meisten Teams.

Story Point

Ein Story Point ist eine relative Schätzgröße für den Aufwand einer Aufgabe im Verhältnis zu anderen Aufgaben.

Der Sinn liegt darin, keine Stunden zu schätzen, weil Menschen im Vergleich zuverlässiger schätzen als absolut. Der häufigste Missbrauch besteht darin, Punkte in Stunden umzurechnen – dann ist der Vorteil weg und der Aufwand bleibt.

In IssuePilot: IssuePilot arbeitet nicht mit Story Points. Im Pro-Plan lässt sich stattdessen eine eigene Aufwandsskala definieren.

Team

Ein Team ist eine Gruppe von Personen innerhalb eines Arbeitsbereichs, die gemeinsam an bestimmten Bereichen arbeitet.

Teams trennen Zuständigkeiten, ohne Daten voneinander abzuschotten – anders als Arbeitsbereiche, die gegeneinander dicht sind. Bis etwa zehn Personen lohnt sich die Unterteilung meist noch nicht.

Ticketsystem

Ein Ticketsystem nimmt Anfragen entgegen und führt jede als nachvollziehbaren Vorgang mit Status und Zuständigkeit.

Der Unterschied zum Issue-Tracking liegt in der Herkunft der Vorgänge: Tickets kommen von außen, Issues meist von innen. Werkzeuge, die beides in einem Eingang zusammenführen, ersparen die Übergabe zwischen Support und Umsetzung.

Triage

Triage ist der Schritt, in dem eine eingegangene Meldung geprüft, eingeordnet und entweder eingeplant oder abgelehnt wird.

Der Begriff kommt aus der Notfallmedizin und meint dasselbe: schnell entscheiden, was jetzt behandelt wird. Wichtig ist, dass Triage regelmäßig und kurz stattfindet – einmal täglich zehn Minuten schlägt einen wöchentlichen Termin, bei dem sechzig Meldungen aufgelaufen sind.

Unteraufgabe

Eine Unteraufgabe ist ein abgegrenzter Teil einer größeren Aufgabe, der eigenständig bearbeitet werden kann.

Sie eignet sich für Arbeitsschritte, nicht für Themen: Sobald Unteraufgaben eigene Termine und Verantwortliche über Wochen tragen, war die Eltern-Aufgabe in Wahrheit ein Projekt.

Value-Effort-Matrix

Die Value-Effort-Matrix ordnet Vorhaben nach Nutzen und Aufwand in vier Felder ein.

Hoher Nutzen bei geringem Aufwand wird zuerst gemacht, geringer Nutzen bei hohem Aufwand gar nicht. Der Wert liegt im Gespräch, das beim Einordnen entsteht – meist stellt sich heraus, dass zwei Beteiligte den Nutzen völlig unterschiedlich einschätzen.

WIP-Limit

Ein WIP-Limit begrenzt, wie viele Aufgaben gleichzeitig in einem Bearbeitungsschritt sein dürfen.

Es zwingt dazu, Angefangenes zu beenden, bevor Neues begonnen wird – die wirksamste Einzelmaßnahme gegen lange Durchlaufzeiten. Der übliche Einwand, man arbeite ja parallel, beschreibt genau das Problem.

In IssuePilot: IssuePilot erzwingt keine WIP-Limits. Wer sich daran halten will, vereinbart die Zahl im Team und sieht sie im Board.

Zeiterfassung

Zeiterfassung hält fest, wie viel Zeit auf eine Aufgabe oder ein Projekt verwendet wurde.

In Agenturen ist sie Abrechnungsgrundlage, in Produktteams meist nur Erkenntnisquelle. Nützlich wird sie erst, wenn sie an der Aufgabe selbst läuft – nachträgliches Eintragen aus dem Gedächtnis erzeugt Zahlen, auf die sich niemand verlassen sollte.

Zyklus

Ein Zyklus ist ein fester Zeitabschnitt, in dem ein Team einen abgegrenzten Satz von Aufgaben bearbeitet.

Er entspricht dem, was in Scrum Sprint heißt. Der Nutzen entsteht durch die feste Länge: Erst wenn mehrere Zyklen gleich lang waren, lässt sich sagen, wie viel in einen hineinpasst. Zwei Wochen sind der verbreitete Kompromiss zwischen Planungsaufwand und Vorhersagbarkeit.